Alias-module voor FreeScout

De uitdaging

FreeScout koppelt iedere mailbox aan één e-mailadres. Voor teams die vanuit één gedeelde inbox onder verschillende namen of merken willen reageren, is dat lastig: ofwel je tuigt voor elke afzender een aparte mailbox op (en versplinter je je werkproces), ofwel je accepteert dat alle replies van hetzelfde adres komen. Een klant van ons had behoefte aan een tussenoplossing: één mailbox, maar de mogelijkheid om per gesprek vanuit een ander adres te antwoorden.

Onze oplossing

We hebben een maatwerkmodule voor FreeScout gebouwd die per mailbox onbeperkt aliassen toelaat. Elke alias heeft een eigen adres en een eigen afzendernaam, en wordt centraal beheerd. Bij het schrijven van een antwoord verschijnt een keuzemenu net onder het editorvenster: de agent selecteert eenvoudig de gewenste alias, en de mail vertrekt automatisch vanaf dat adres met de bijbehorende naam.

Onthouden waar het hoort

De module onthoudt de gekozen alias per gesprek. Begint een agent een ticket vanuit support@brand-a.nl, dan blijven alle vervolgreacties op datzelfde gesprek ook vanaf dat adres vertrekken, zonder dat hij dat opnieuw moet instellen. Tegelijk zit de keuze niet vast: ze is op elk moment aan te passen.

De impact

Het support-team van de klant kan nu vanuit één werkomgeving meerdere afzenderidentiteiten bedienen. Geen losse mailboxen meer per merk of afdeling, geen handmatige aanpassingen aan headers, en geen verwarring voor klanten die exact het juiste afzenderadres terugzien in hun inbox.

Waarom dit project bijzonder is

De kracht zit in de combinatie van:

• Onbeperkt aantal aliassen per FreeScout-mailbox

• Aparte afzendernaam en adres per alias

• Selectie per gesprek, met automatische geheugenwerking

• Diepe integratie via FreeScout’s eigen filters voor afzenderadres en -naam