Geboortefoto’s-platform voor Krant van West-Vlaanderen
Online inzending van geboorteberichten met automatische doorgifte naar de redactie
De uitdaging
KW (Krant van West-Vlaanderen) wilde het inzenden van geboortefoto’s voor de printkrant volledig digitaliseren. Twee scenario’s moesten naast elkaar bestaan: ouders die zelf een foto en aankondiging insturen, en ouders die een fotograaf willen aanvragen die het voor hen regelt. Tegelijk moesten fotografen op een eigen platform hun eigen formulieren kunnen invullen. Bovendien moesten ouders na inzending nog 24 uur lang via een persoonlijke link aanpassingen kunnen doen, waarna de aankondiging automatisch in het systeem van de krant moest belanden. Dat alles in de bestaande WordPress-omgeving van KW met GravityForms en GravityView.
Onze oplossing
We hebben een maatwerkplug-in gebouwd die bovenop GravityForms en GravityView draait. Daarmee komt alles samen op één plek: aanvragen voor een fotograaf, eigen inzendingen, en een eigen omgeving voor fotografen waar zij hun eigen formulieren afhandelen. Na elke inzending verstuurt het systeem een persoonlijke bewerkbare link naar de ouders, die 24 uur lang geldig blijft.
Automatische doorzetting naar de krant
Zodra de termijn van 24 uur verstrijkt, vergrendelt de plug-in de inzending en stuurt deze automatisch door naar het redactiesysteem van de krant. Daarnaast krijgt de redactie elke week een CSV-export met alle afgeronde inzendingen, zodat zij in één bestand kunnen plannen welke berichten in welke editie komen.
De impact
Voor ouders is het inzendproces eenvoudiger en geruststellender geworden: ze kunnen tot 24 uur na het versturen alsnog iets corrigeren. Voor fotografen is er een eigen werkomgeving met de juiste formulieren binnen handbereik. En voor de redactie van KW scheelt het handwerk: inzendingen komen geordend en gecontroleerd binnen, en wekelijkse exports zorgen dat plannen vooraf eenvoudig is.
Waarom dit project bijzonder is
De kracht zit in de combinatie van:
Twee parallelle flows voor ouders, plus een eigen platform voor fotografen
Een automatische 24-uurs bewerkperiode via persoonlijke links
Volledige integratie in de bestaande WordPress-stack met GravityForms en GravityView
Wekelijkse CSV-export naar de redactie van de krant
Een inzendsysteem voor jouw redactie?
We ontwerpen flows die zowel inzenders als redacties ontzorgen, met automatische verwerking richting jullie eindsysteem.