Livestream-portaal voor Baadjou

De uitdaging

Baadjou Film & Stage Productions verzorgt voor klanten als Philips en HighTechXL de technische productie en regie van congressen, trainingen en evenementen. Voor de online editie van die events was er behoefte aan een eigen besloten portaal: deelnemers moeten via een algemeen wachtwoord of een persoonlijke inlogcode binnenkomen, de stream moet kunnen draaien voor honderden gelijktijdige bezoekers, en interactie via Zoom-breakout-rooms moet voor elke deelnemer aan de juiste ruimte gekoppeld zijn. Daarnaast moet elke stream zijn eigen URL en eigen instellingen krijgen, zodat de portal voor verschillende klanten en events tegelijk inzetbaar is.

Onze oplossing

We hebben een maatwerk WordPress-plug-in ontwikkeld op basis van Advanced Custom Fields waarmee Baadjou per event een livestream inplant. De Vimeo-integratie verzorgt de daadwerkelijke videostream en de Zoom API koppelt de breakout-rooms direct aan de juiste deelnemers. Voor elk event krijgt de organisatie een eigen URL waar de inhoud, branding, toegangsregels en breakout-configuratie vrij in te stellen zijn.

Toegang op maat

Voor sommige events volstaat een algemeen wachtwoord, voor andere is een persoonlijke inlogcode nodig. Beide opties zijn per event in te stellen. Wanneer er met persoonlijke codes wordt gewerkt, verstuurt het systeem automatisch e-mails naar de geregistreerde deelnemers met hun toegangsgegevens en eventuele breakout-toewijzing. Dat scheelt het Baadjou-team uren handwerk per event.

Stabiel onder schaal

De architectuur is opgezet om honderden gelijktijdige bezoekers aan te kunnen, met de Vimeo-infrastructuur als zware-tilling-backbone. WordPress en de plug-in regelen alleen de toegang en de Zoom-koppeling, zodat de stream zelf nooit afhankelijk is van de eigen server.

De impact

Baadjou kan online events even strak uitvoeren als zijn fysieke producties. Klanten krijgen een platform met hun eigen uitstraling, deelnemers ervaren een soepele toegangsflow zonder externe accounts, en breakout-momenten verlopen automatisch in de juiste samenstelling. Het portal is een vast onderdeel geworden van Baadjou’s livestream-aanbod.

Waarom dit project bijzonder is

De kracht zit in de combinatie van:

• Vimeo voor de stream, gecombineerd met Zoom voor interactieve breakout-rooms

• Toegang via algemeen wachtwoord of persoonlijke deelnemerscode, per event in te stellen

• Eigen URL en eigen instellingen per stream, herbruikbaar voor verschillende klanten

• Schaalbaar tot honderden gelijktijdige bezoekers, zonder druk op de eigen infrastructuur