Verhuuradministratie voor Woldring United
Compleet vastgoedplatform voor administratie, financiën, onderhoud en huurdersportaal
De uitdaging
Woldring United beheert een breed gevarieerde vastgoedportefeuille: woonruimtes, bedrijfsruimtes, gebouwen, parkeerplekken en fietsplekken. Daarbij komt een dagelijkse stroom aan huurzaken zoals contracten, herinneringen, automatische incasso’s, tussen- en eindafrekeningen, huurverhogingen, reparaties en inspecties. Werken vanuit losse systemen werd onhoudbaar. Er was behoefte aan één centraal platform dat de complete administratie aanstuurt, koppelingen onderhoudt met de twee bestaande websites woldringverhuur.nl en dewoldringlocatie.nl, en een eigen app voor de technische dienst voedt.
Onze oplossing
We hebben een uitgebreide WordPress-plug-in gebouwd die fungeert als hart van de gehele organisatie. Alle vastgoedobjecten en gerelateerde gegevens, van bewoners en taken tot inspecties en incassoprofielen, zijn als eigen objecten in het systeem opgenomen. De architectuur is modulair: elk onderdeel staat op zichzelf en kan onafhankelijk doorontwikkeld worden, zonder dat de rest van het platform daar last van heeft.
Financiële motor onder de motorkap
De plug-in genereert volledig automatisch tussen- en eindafrekeningen op basis van Excel-sjablonen, en verwerkt periodieke huurverhogingen. Voor de inning is SEPA-incasso ingebouwd: de software maakt incassobatches aan, verwerkt stornoboekingen en verstuurt op tijd contractherinneringen. Statistieken over huren, borgsommen en jaarvergelijkingen zijn op elk moment direct in te zien.
Vastgoed, onderhoud en techniek in één
Reparaties, inspecties en taken hebben elk hun eigen flow binnen het systeem. Een activity monitor houdt bij wat er waar gebeurt, zodat het team altijd weet wie welke aanpassing heeft gedaan. Voor de technische dienst is een eigen mobiele app gebouwd die via een JWT-beveiligde API met het platform praat, zodat monteurs onderweg taken kunnen oppakken, status kunnen bijwerken en documenten en foto’s kunnen toevoegen.
Verbonden met de buitenwereld
De plug-in heeft een eigen API die de websites woldringverhuur.nl en dewoldringlocatie.nl voedt. Wijzigingen aan een woonruimte of locatie staan binnen seconden online, zonder handmatig overtypen. Daarnaast loggen huurders in op een eigen "Mijn Woldring"-portaal, en koppelt het systeem met Google-services voor documentafhandeling. Een gestandaardiseerde postcode-helper zorgt dat adresgegevens overal correct worden ingevoerd.
De impact
Woldring United draait inmiddels al jaren op dit platform, met voortdurende uitbreidingen rondom afrekeningen, incassoflow en operationele tooling. De volledige administratie, van eerste verhuuraanbieding tot eindafrekening, gebeurt centraal. Kantoor, technische dienst en huurder werken vanuit dezelfde data, en nieuwe functionaliteit kan in lijn met de bestaande modulaire opzet worden toegevoegd.
Waarom dit project bijzonder is
De kracht zit in de combinatie van:
Eén centraal platform voor woonruimtes, bedrijfsruimtes, gebouwen, parkeer- en fietsplekken
Geautomatiseerde afrekeningen, huurverhogingen, SEPA-incasso en stornoverwerking
Eigen API met JWT-authenticatie voor de website-koppelingen en de mobiele app voor de technische dienst
"Mijn Woldring"-portaal, activity monitor en statistieken voor compleet inzicht en zelfbeheer
Een eigen administratiesysteem nodig?
We bouwen branchespecifieke platforms die vastgoed, financiën, onderhoud en huurders allemaal in één werken.